Privacyverklaring
Laatste update privacyverklaring: 24.03.22
Bij Cobelal BV, hechten we belang aan de privacy en de bescherming van de persoonlijke levenssfeer van eenieder van wie we persoonsgegevens verzamelen. Deze privacyverklaring heeft de bedoeling u te informeren over hoe we bij Cobelal zorg dragen voor uw persoonsgegevens en hoe we deze verwerken.
1 Wanneer is deze privacyverklaring van toepassing?
Deze privacyverklaring geldt voor de verzameling en verwerking van persoonsgegevens door Cobelal van de Belgische John Deere dealers , klanten, prospecten, leveranciers en bezoekers van deze website.
2 Wie is de verantwoordelijke voor de verwerking?
Cobelal BV – divisie Cofabel, gevestigd te Aarschotsesteenweg 84, 3012 Wilsele (België) met ondernemingsnummer 0408.456.706 (hierna verder ‘Cobelal’ genoemd) is de verantwoordelijke voor de verwerking van de persoonsgegevens zoals beschreven in deze privacyverklaring.
Binnen de groep van ondernemingen waartoe Cobelal behoort, Arvesta, is een functionaris voor de gegevensbescherming benoemd. Deze functionaris houdt toezicht op de bescherming van uw persoonsgegevens. U kunt contact opnemen met de functionaris op privacy@arvesta.eu
3 Welke persoonsgegevens verwerken we van u als klant of prospect?
3.1 Klanten
In dit onderdeel leggen we uit welke gegevens we van klanten verwerken, waarvoor we dat doen en op basis waarvan. Met klanten bedoelen we hier zowel klanten die rechtstreeks bij ons producten en/of diensten afnemen en de klanten van de door ons aangestelde Belgische John Deere dealers.
Welke gegevens?
We kunnen de volgende gegevens verwerken: bedrijfsnaam en/of voor- en achternaam, adres, BTW-nummer, telefoonnummer, e-mailadres, geslacht, taal, bedrijfsactiviteit, aankoopgegevens (bv. serienummer aangekochte machines, merk, pk’s, productiejaar, datum van levering,...), historiek van garantie-aanvragen (bv. aantal eerdere herstellingen en interventies), informatie over uw machinepark (welke tractoren en andere gelijkaardige machines) en andere bedrijfsgegevens (hoeveel hectares grond,...). Van de contactpersonen bij klanten kunnen we de voor- en achternaam, e-mailadres, functie en telefoonnummer verwerken.
Bovengenoemde gegevens verkrijgen we:
Van uzelf, via verkoopgesprekken, (bestel)formulieren, contracten, facturen, via onze website of commerciële acties,...
Via uw website, folders,...;
Via publiek beschikbare gegevens (zoals gegevens uit het Belgisch Staatsblad, de Kruispuntbank van Ondernemingen, de Nationale Bank, Graydon en de inlichtingendienst 1207,...;
Via de vennootschappen van de groep Arvesta waartoe ook wij behoren. Welke vennootschappen dat zijn kan u lezen op www.arvesta.eu.
Via andere vennootschappen:
De Belgische John Deere dealers: o.a. voor de behandeling en afwikkeling van garantie-aanvragen van klanten, voor het versturen van onze gezamenlijke direct marketing per e-mail en/of per post en voor de opvolging en ondersteuning van de werking, diensten en (sales)activiteiten van de John Deere dealers,...
De John Deere leverancier: John Deere Walldorf GmbH & Co KG en de daarmee verbonden vennootschappen (hierna verder gezamenlijk genoemd: “de John Deere Groep”): o.a. voor de behandeling en afwikkeling van daar ingediende garantie-aanvragen, voor het versturen van onze gezamenlijke direct marketing per e-mail en per post en voor de opvolging en ondersteuning van onze werking, diensten en (sales)activiteiten.
Voor welke doelen verwerken we gegevens van klanten die rechtstreeks bij ons aankopen:
We gebruiken uw gegevens in de eerste plaats om onze handelsrelatie optimaal te laten verlopen en de opgenomen verbintenissen correct uit te voeren. Concreet houdt dit in dat we deze gebruiken voor onder meer het maken van offertes en uitvoeren van bestellingen, leveren van producten en daarover communiceren, het opmaken en versturen van facturen en het opvolgen van betalingen, opvolgen van de garantieperiodes en behandelen van garantieclaims en herstellingen. Dit doen we ter uitvoering van onze overeenkomst met u. Op basis van ons gerechtvaardigd belang voeren we ook een debiteurenbeheer (openstaande facturen opvolgen, aanmaningen versturen) en houden van een gecentraliseerde klanten- en prospectenadministratie.
Daarnaast kunnen we u, indien u daartoe toestemming heeft gegeven, per post ons magazine “De Voor/Le Sillon” bezorgen en/of u per e-mail op de hoogte houden van onze activiteiten, onze producten en diensten, promoties,...U heeft op elk moment het recht om uw toestemming in te trekken. Hoe u dat doet leest u onder titel 10. Voor deze direct marketing activiteiten zijn wij, tezamen met John Deere Walldorf GmbH en de Belgische John Deere dealers verantwoordelijk.
Na aankoop van een John Deere machine kunnen we tevredenheidsenquêtes aan u bezorgen. Dit helpt ons, John Deere GmbH en de Belgische John Deere dealers om onze producten en dienstverlening te verbeteren naar de toekomst toe. In het kader van de enquêtes stellen we diverse vragen om uw tevredenheid na te gaan. Het voeren van dergelijke tevredenheidsonderzoeken doen we op basis van ons gerechtvaardigd belang. Indien u geen enquêtes meer wenst te ontvangen kan u ons daarover informeren.
Wanneer u wenst deel te nemen aan demo’s en/of fabrieksbezoeken, verwerken we uw persoonsgegevens om u in te schrijven en eventuele vragen daaromtrent te beantwoorden.
We verwerken uw gegevens ook om te analyseren welke producten u heeft aangekocht en de producten/diensten waarin u mogelijk geïnteresseerd bent om ons assortiment aan te passen en onze communicaties op u af te stemmen. Daarnaast voeren we ook (statistische) analyses om onze werking, diensten en producten te verbeteren. Dit doen we op basis van ons gerechtvaardigd belang.
Tot slot verwerken we uw gegevens ook om aan onze wettelijke verplichtingen te voldoen (bv. bewaring facturen,...).
Voor welke doelen verwerken we gegevens van klanten van de Belgische John Deere dealers:
We kunnen via uw Belgische John Deere dealer uw gegevens verkrijgen voor de volgende doeleinden:
De behandeling en afwikkeling van uw garantie-aanvragen;
Indien u daartoe toestemming heeft gegeven, het per post bezorgen van het John Deere magazine “De Voor/Le Sillon” en/of u per e-mail op de hoogte houden van onze activiteiten, onze producten en diensten, promoties,… U heeft op elk moment het recht om uw toestemming in te trekken. Hoe u dat doet leest u onder titel 10. Voor deze direct marketing activiteit zijn wij tezamen met John Deere Walldorf Gmbh en de Belgische John Deere dealers verantwoordelijk.
De opvolging en ondersteuning van de werking, de diensten en (sales)activiteiten van de John Deere dealers.
Hoe lang bewaren we uw gegevens?
We houden de gegevens niet langer bij dan nodig voor het realiseren van de hoger vermelde doeleinden. Van zodra uw gegevens niet meer noodzakelijk zijn of wettelijk niet langer bewaard moeten blijven, worden deze verwijderd.
3.2 Prospecten
In dit onderdeel leggen we uit welke gegevens we van prospecten verwerken, waarvoor we dat doen en op basis waarvan.
Welke gegevens?
We kunnen de volgende gegevens verwerken: bedrijfsnaam en/of voor- en achternaam, telefoonnummer, e-mailadres, taal, bedrijfsactiviteit, informatie over het machinepark (welke tractoren en andere gelijkaardige machines).
Deze gegevens verkrijgen we via:
Uzelf nadat u ons bv. gecontacteerd heeft via onze website, op een beurs,... ;
De vennootschappen van de groep Arvesta, waartoe ook wij behoren. Welke vennootschappen dat zijn, kan u lezen op www.arvesta.eu.
Via de Belgische John Deere dealers.
VVoor welke doeleinden verwerken we uw gegevens?
Op basis van ons gerechtvaardigd belang kunnen we uw gegevens gebruiken voor prospectie-doeleinden, meer concreet om u bv. telefonisch te contacteren over onze producten en/of diensten waarvan wij denken dat u daarin geïnteresseerd zou kunnen zijn, bijvoorbeeld omdat ze complementair zijn aan producten die u reeds eerder bij een van de groepsvennootschappen van Arvesta aankocht. Welke vennootschappen, net als ons, deel uitmaken van Arvesta kan u lezen op www.arvesta.eu. Wilt u dat niet, dan kan u daar op elk moment bezwaar tegen maken. Hoe u dat doet, leest u onder titel 10.
Daarnaast kunnen we u, indien u daartoe toestemming geeft, per post ons magazine “De Voor/Le Sillon” bezorgen en/of u per e-mail op de hoogte houden van onze activiteiten, onze producten en diensten, promoties,...U heeft op elk moment het recht om uw toestemming in te trekken. Hoe u dat doet leest u onder titel 10. Hiervoor zijn wij, tezamen met John Deere Walldorf en de Belgische John Deere dealers verantwoordelijk.
Hoe lang bewaren we uw gegevens?
We houden de gegevens niet langer bij dan nodig voor het realiseren van de hoger vermelde doeleinden. Van zodra uw gegevens niet meer noodzakelijk zijn of wettelijk niet langer bewaard moeten blijven, worden deze verwijderd.
4 Welke persoonsgegevens verwerken we van u als John Deere dealer?
Welke gegevens?
We verwerken de volgende gegevens: bedrijfsnaam of voor- en achternaam, BTW-nummer, adres, telefoonnummer, e-mailadres, geslacht, taal, aankoopgeschiedenis (serienummer aangekochte machines, merk, pk’s, productiejaar, datum van levering,...). Van contactpersonen kunnen we de volgende gegevens verzamelen: voor- en achternaam, functie, e-mailadres en telefoonnummer.
Deze gegevens worden door ons rechtstreeks bij u verzameld in het kader van onze relatie importeur-dealer. We verzamelen deze gegevens onder meer op het moment dat u dealer wordt, wanneer u een aankoop doet, wanneer u contact opneemt met ons,...
Voor welke doelen verwerken we deze gegevens?
We gebruiken deze gegevens voor de volgende doeleinden voor de uitvoering van onze overeenkomst met u: administratie van uw gegevens, beheren en uitvoeren van bestellingen en daarover communiceren, inplannen en uitvoeren van leveringen, garantie-aanvragen behandelen en afwikkelen, waarschuwen voor eventuele terugroepacties, herstellingsverzoeken opvolgen, inplannen en uitvoeren, beheren van inschrijvingen voor fabrieksbezoeken en demo’s, (sales) acties en de algemene werking opvolgen en ondersteuning bieden,,…
Voorts kunnen we deze gegevens ook verwerken om aan onze wettelijke verplichtingen te voldoen die onder andere voortvloeien uit de fiscale- en boekhoudwetgeving (bv. bewaring facturen,...).
We houden de gegevens niet langer bij dan nodig voor het realiseren van de hoger vermelde doeleinden. Van zodra uw gegevens niet meer noodzakelijk zijn of wettelijk gezien niet langer bewaard moeten worden, worden deze verwijderd.
5 Welke persoonsgegevens verwerken we van u als leverancier?
Welke gegevens?
We kunnen de volgende gegevens verzamelen: bedrijfsnaam of voornaam- en achternaam, adres, e-mailadres, telefoonnummer, BTW nummer, bankrekeningnummer, verkoopsgegevens en informatie over uw professionele activiteiten. Van de contactpersonen bij leveranciers kunnen we de naam, functie, telefoonnummer en emailadres verzamelen.
Deze gegevens hebben we verkregen:
Van uzelf, via verkoopgesprekken, offertes, contracten, facturen,...
Via publiek beschikbare gegevens (zoals gegevens uit het Belgisch Staatsblad, de Kruispuntbank van Ondernemingen, de Nationale Bank, Graydon en de inlichtingendienst 1207,...;
Via andere vennootschappen van de groep Arvesta, waarvan wij ook deel uitmaken. Welke vennootschappen dat zijn kan u lezen op www.arvesta.eu.
Voor welke doelen verwerken we deze gegevens?
Uw gegevens worden in de eerste plaats gebruikt om de handelsrelatie tussen ons optimaal te laten verlopen en de opgenomen verbintenissen correct uit te voeren en op te volgen. Concreet gebruiken we uw gegevens voor onder meer het houden van een leveranciersadministratie, het opstellen en uitsturen van bestellingen, verwerken en betalen van inkomende facturen en daarover communiceren. Deze verwerkingen voeren wij uit omdat dit noodzakelijk is voor de uitvoering van onze overeenkomst met u.
Ten tweede kunnen we uw gegevens ook verwerken om aan onze wettelijke verplichtingen te voldoen die onder andere kunnen voortvloeien uit de fiscale- en boekhoudwetgeving.
Van zodra uw gegevens niet meer noodzakelijk zijn of wettelijk gezien niet langer bewaard moeten worden, worden deze verwijderd.
6 Welke gegevens verzamelen we in het kader van onze website?
In dit onderdeel leggen we uit welke persoonsgegevens we van u kunnen verwerken via de website, waarvoor we dat doen en op basis van welke rechtsgrond. Daarnaast geven we ook aan hoe lang we uw gegevens bewaren.
Contactformulier
Via onze website kan u met ons contact opnemen middels het online contactformulier. Als u dit doet, verzamelen we in dat kader uw voornaam, naam, e-mailadres en de door u gestelde vraag of enige andere opmerking. We hebben een gerechtvaardigd belang om de gegevens die u doorgeeft te verzamelen, dit om uw bericht te kunnen beantwoorden. We houden deze gegevens niet langer bij dan noodzakelijk om uw vragen te beantwoorden of de door u gevraagde informatie te kunnen bezorgen.
Nieuwsbrieven
Via de website kan u zich inschrijven om e-mails te ontvangen met informatie over onze activiteiten, onze producten en diensten, promoties,.... Om u in te schrijven voor de nieuwsbrief verzamelen we uw e-mailadres en de taal waarin u de nieuwsbrieven wil ontvangen. Wij versturen de nieuwsbrieven op basis van uw toestemming.
U kan op elk moment aangeven dat u deze nieuwsbrieven niet meer wilt ontvangen. Hoe u dat kunt doen kan u lezen onder titel 10.
Evenementen
We kunnen evenementen organiseren waarvoor u zich via de website kan inschrijven. Voor deze inschrijving verzamelen wij, op basis van uw toestemming minimaal uw voornaam, naam en uw e-mailadres. Deze gegevens werken wij om uw inschrijving voor het evenement te verwerken, uw inschrijving te bevestigen, u te informeren over het evenement en, desgevallend, eventuele vragen van u te beantwoorden. Uw gegevens worden gewist van zodra deze niet meer nodig zijn voor bovengenoemde doeleinden.
7 Geven we uw gegevens door aan derden?
In het kader van onze activiteiten en de uitvoering van onze dienstverlening, kunnen wij uw gegevens delen met:
Dienstverleners die ten behoeve van ons en in onze opdracht uw persoonsgegevens verwerken (zoals datacenters, IT Service Providers, drukkerijen, administratieve dienstverleners, mailingbureaus, websitebouwer,...). Wij hebben met deze partijen overeenkomsten gesloten waardoor de bescherming van uw gegevens wordt gewaarborgd.
De vennootschappen van de groep Arvesta, waarvan wij ook deel uitmaken. Welke vennootschappen dat zijn kan u lezen op https://arvesta.eu. Dit voor de centralisatie van de klanten- en leveranciersadministratie en voor prospectie-doeleinden. Wat dat laatste betreft kunnen deze vennootschappen uw gegevens gebruiken voor prospectie en om u te contacteren over hun producten en/of diensten waarvan zij en/of wij menen dat u daarin geïnteresseerd zou kunnen zijn omdat deze bv. complementair zijn aan producten/diensten die u reeds afneemt bij ons. Zij kunnen u hieromtrent contacteren. U heeft te allen tijde het recht om zich te verzetten tegen deze doorgifte van uw gegevens en het gebruik daarvan door een of meer van onze groepsvennootschappen. Hoe u dat doet leest u onder titel 10.
De Belgische John Deere dealers en onze leverancier John Deere Walldorf GmBh en de daarmee verbonden vennootschappen:
Enerzijds in het kader van o.a. de behandeling van en afwikkelingen van garantie-aanvragen van onze klanten en klanten van Belgische John Deere dealers en in het kader van de ondersteuning en opvolging van onze de werking en sales (activiteiten). Wij, John Deere Gmbh en de dealers zijn afzonderlijk verantwoordelijk voor de gegevensverwerkingen die hiervoor uitgevoerd worden. Om meer te weten over de gegevensverwerkingen die John Deere GmbH of uw John Deere dealer uitvoert, kan u hun privacyverklaring raadplegen. De privacyverklaring van John Deere Gmbh leest u op: https://www.deere.be/nl/privacy-en-data/index.
Anderzijds in het kader van onze gezamenlijke direct marketingactiviteiten waarbij we, mits uw toestemming, u per post en/of per e-mail op de hoogte kunnen houden van onze activiteiten, producten, diensten promoties,… Hiervoor zijn wij, tezamen met John Deere Walldorf en de Belgische John Deere dealers verantwoordelijk.
Overheid en overheidsinstellingen: om te voldoen aan onze wettelijke verplichtingen voortvloeiende uit onder meer de boekhoudwetgeving. Enkel de gegevens die wettelijk verplicht mee te delen zijn, worden gedeeld.
We kunnen uw gegevens in het kader van een fusie, overname, (partiële) splitsing of enige andere bedrijfstransactie ook delen met en overdragen aan de derde partij (bv. koper, opslorpende vennootschap,...) die betrokken is bij deze bedrijfstransactie. Ook in een eventuele voorafgaande fase kunnen wij als onderdeel van een onderzoek met betrekking tot het (uitvoeren) van dergelijke transactie uw gegevens delen met de betrokken derde en/of hun adviseurs. In dergelijk geval zorgen wij er steeds voor dat wij enkel de gegevens overmaken die relevant en noodzakelijk zijn voor het onderzoek. Deze doorgiftes doen wij op basis van het gerechtvaardigd belang omdat de derde partij aan de hand van de verkregen gegevens de bedrijfsactiviteiten en de algemene werking van de onderneming kan verderzetten. Verder laat dit laatstgenoemde ook toe om de lopende overeenkomsten met klanten, leveranciers,... verder te zetten.
Tot slot kunnen geschillen en andere incidenten er bovendien toe leiden dat uw persoonsgegevens in uitzonderlijke omstandigheden worden gedeeld met de politie en andere gerechtelijke instanties. Ook onder andere advocatenkantoren, incassobureaus, gerechtsdeurwaarders, verzekeringsmaatschappijen of banken zullen toegang kunnen krijgen tot een gedeelte van uw persoonsgegevens wanneer dat voor hen nodig is om ons bij te staan bij het behandelen van een dossier, het uitvoeren van projecten, enzovoort.
8 Overdracht van gegevens buiten de Europese Economische Ruimte
In het kader van de doorgifte van uw gegevens zoals beschreven onder titel 7, is het mogelijk dat daarbij uw gegevens doorgegeven worden aan een partij die gevestigd is buiten de Europese Economische Ruimte (hierna “EER”). Dat is bijvoorbeeld het geval met betrekking tot de doorgifte van uw gegevens aan John Deere GmbH dewelke op haar beurt gegevens kan doorgeven aan haar verbonden vennootschappen die zich mogelijk buiten de EER bevinden (zoals de Verenigde Staten van Amerika).
In dergelijk geval waarborgen wij dat deze partijen een passend niveau van gegevensbescherming hanteren voorafgaand aan de doorgifte (bijvoorbeeld door na te gaan of de Europese Commissie heeft geoordeeld dat het land in kwestie een passend niveau van gegevensbescherming heeft of door het afsluiten van de zogenaamde EU modelcontractbepalingen van de Europese Unie in de overeenkomst met dergelijke partijen).
9 Hoe beveiligen we uw persoonsgegevens?
We ondernemen alle nodige stappen om de beveiliging van uw persoonsgegevens te waarborgen, zowel op fysiek, elektronisch als organisatorisch vlak.
Zo slaan we onder andere de door u verstrekte persoonsgegevens op in databases, informatiesystemen en servers die enkel toegankelijk zijn voor bevoegd personeel of contractanten die deze gegevens moeten kennen om ze voor ons te verwerken. Bovendien is ons personeel op de hoogte gebracht van deze privacyverklaring en van alle toepasselijke interne richtlijnen die werden uitgevaardigd voor de bescherming van uw persoonsgegevens. Zij zijn bovendien verplicht de vertrouwelijkheid van uw gegevens te respecteren.
10 Hoe kan u ons contacteren om uw rechten uit te oefenen?
U heeft het recht om op elk moment kosteloos inzage te vragen in uw persoonsgegevens. U heeft bovendien het recht om foutieve, ongepaste, verouderde of onvolledige persoonsgegevens te laten verwijderen of verbeteren. U heeft ook het recht om ons in bepaalde gevallen te verzoeken om tijdelijk uw persoonsgegevens voor een bepaalde verwerking niet meer te gebruiken. Tot slot heeft u het recht om bezwaar te maken tegen een bepaalde verwerking van uw persoonsgegevens.
Als u geen nieuwsbrieven of persoonlijk aan u geadresseerde post meer wenst te ontvangen met o.a. info over onze activiteiten, producten en diensten, promoties,... dan kunt u zich daar op elk moment tegen verzetten. Wilt u geen nieuwsbrieven meer ontvangen, dan kan u zich uitschrijven via de uitschrijflink onderaan de e-mails. U kan ons zowel voor de uitschrijving op e-mails als op persoonlijk geadresseerde post ook steeds contacteren via onderstaande contactgegevens.
U dient uw verzoek per e-mail te versturen naar privacy@arvesta.eu of per post naar het adres vermeld onder titel 1.
Dit verzoek moet het volgende bevatten: volledige naam, adres, e-mailadres en een duidelijke beschrijving van uw verzoek. Er kan u bijkomende informatie gevraagd worden om het voorwerp van uw vraag zo nodig beter te kunnen afbakenen of om uw identiteit te bevestigen in geval van redelijke twijfel hierover.
Wij hebben één maand de tijd om uw verzoek te beantwoorden. Hou er rekening mee dat deze periode begint te lopen wanneer wij uw gedateerd en ondertekend verzoek schriftelijk per post, elektronisch, of schriftelijk ter plaatse hebben ontvangen en wij alle vereiste informatie hebben om te voldoen aan uw verzoek.
Indien u van mening bent dat we uw verzoek niet correct afgehandeld hebben, neem dan contact op met ons via bovenstaande gegevens. Als dit niet het gewenste resultaat oplevert, heeft u het recht om een klacht in te dienen bij de toezichthoudende autoriteit van het land waar u gewoonlijk verblijft. Voor Belgische klanten is dit de Belgische Gegevensbeschermingsautoriteit.
11 Wijzigingen in deze verklaring
Als we wijzigingen aanbrengen in deze privacyverklaring, wordt de gewijzigde verklaring hier gepubliceerd met bovenaan de vermelding van de herzieningsdatum. Indien wij aanzienlijke wijzigingen aanbrengen in de privacyverklaring waardoor onze privacypraktijken in wezenlijk opzicht veranderen, kunnen we u hiervan ook op andere wijze op de hoogte stellen, bijvoorbeeld door u een e-mail te sturen of een mededeling op onze website te publiceren voordat de wijzigingen van kracht worden.
